COMMUNICATION INTERNE ET MANAGEMENT

Des réunions équipe ont lieu tous les mois (sauf périodes de haute saison) en présentiel de préférence ou en visioconférence si le présentiel n’est pas possible. 

Ces réunions permettent de faire le point sur les dossiers en cours ou à venir ; à chaque réunion, un tour de table est organisé afin de laisser la parole au personnel.

En outre, avant chaque saison est organisée une réunion spécifique « préparation de la saison » où sont abordés les points spécifiques liées à l’accueil des publics et aux outils et supports de communication diffusés.

Des réunions des pôles de compétence sont organisées chaque semaine (pôle accueil, pôle marketing, pôle direction) ainsi que des rendez-vous « one to one » entre le manager de chaque pôle et ses équipiers afin de faire le point sur les objectifs et les dossiers en cours.

L’équipe dispose de deux outils principaux lui permettant de communiquer quotidiennement :

-       Le « Petit Quotidien » est un fichier Excel disponible pour l’ensemble du personnel sur le Drive ; il permet à l’équipe de rester informer des nouveautés, actualités du moment, fermeture/ouverture d’établissements, nouvelles activités,…

-       Slack qui est une plateforme de communication collaborative permet l’envoi de messages rapides en « one to one » ou de créer des groupes de discussion par thématique. 

Cette rencontre annuelle, à laquelle sont conviés les partenaires socioprofessionnels et institutionnels, permet au personnel de l’Office de Tourisme de dresser le bilan des actions réalisées en N-1 et de présenter les projets à venir. 

Cette rencontre, qui se veut avant tout conviviale, a lieu dès la sortie de la période hivernale, généralement à la fin du mois de mars.

L’Office de Tourisme analyse régulièrement l’évolution des pratiques de ses clientèles. Il tient un tableau de bord de données qualitatives et quantitatives qu’il présente annuellement dans son rapport d’activités.

Cette analyse des clientèles lui permet d’adapter sa stratégie et son plan d’actions.

Un manuel « Bienvenue » est mis à la disposition de chaque nouvel arrivant lui permettant d’appréhender l’environnement et le fonctionnement de l’Office de Tourisme. Une check-list permet au nouveau collaborateur et à son accompagnant à l’Office de Tourisme de passer en revue tous les aspects du fonctionnement quotidien de la structure. 

Léonie POIROT est notre référente Qualité Tourisme.

Elle est épaulée par :

-       l’équipe de direction qui coanime avec elle la gestion de la démarche et veille à sa bonne application au quotidien ;

-       l’ensemble de l’équipe salariée qui assure la mise à jour des outils nécessaires à l’exercice de leur fonction respective. 

Léonie POIROT anime le Groupe Qualité Destination avec la Directrice et dresse le bilan annuel des avis et/ou réclamations et propose des actions correctives.